Perjalanan Panjang Menuju ICEF 2012 (Part 1)

Cerita ini bermula ketika sekitar bulan Mei lalu, gue tiba-tiba dapet sms dari Cane yang isinya:

Selamat! Anda terpilih menjadi Ketua Divisi Sponsorship di acara SIL EXPO 2012! Mohon konfirmasinya segera ya.

Bukannya seneng atau apa, yang ada gue malah bengong dan heran, sejak kapan gue ikut open recruitment gini-ginian? asaan teh nggak pernah.... Gue akhirnya nanya ke Cane, dan kata Cane dia yang nunjuk langsung. Oh, yaudah.

Hal yang pertama kali dilakuin waktu itu adalah ploting anggota. Jadi gue baru tau kalo memang SIL 47 diwajibkan semua jadi panitia SIL EXPO 2012, nah pemilihan anggota-anggota tuh gue rebutan sama kadiv-kadiv yang lain buat milih anak-anak 47. Setelah mengalami seleksi alam dengan sikut-sikutan dan cekcok sana sini sama kadiv-kadiv yang lain (baca: berebutan milih anggota yang emang kompeten), inilah anggota-anggota divisi Sponsorship yang gue dapet:


Nah, udah dapet anggota-anggotanya, gue langsung semangat tuh. Biasa deh, awal-awal mah semangat masih full tank. Yang namanya Sponsorship itu kan tugasnya kayak kurir sekaligus marketing aja ya, kerjaannya ya nawar-nawarin "produk" acara kita ke perusahaan-perusahaan. Intinya mah ngemis tapi pake cara yang elegan dikit. Gue agak-agak keder juga sih pas awal itu, karena pengalaman gue di Sponsorship ginian kan masih cetek banget, trus ditunjuk jadi Kadiv buat acara keprofesian yang sifatnya nasional gini, kayak gak tau arah tujuan pertamanya.

Gue emang udah pernah jadi Humas dan Sponsorship di beberapa kepanitiaan sebelumnya, tapi waktu itu acaranya yang umum-umum kayak Pensi, acara musik, sama acara olahraga. Kalo kayak gitu kan agak gampang ya nentuin sasaran sponsornya mau ke perusahaan macem apa. Misalnya kalo acara olahraga bisa ke danone, mizone, pocari atau semacamnya. Produk-produk yang umum dipasaran deh. Nah kalo acara keprofesian dengan lingkup Teknik Sipil dan Lingkungan gini, gak mungkin kan gue nawarin kerjasama ke kotex atau rexona?

Nunggu izin dari Departemen buat ngadain acara ini tuh lumayan lama waktu itu. Cane sebagai ketuplak (ketua pelaksana) dan Ajib ketua divisi Acara beberapa kali ikut Rabuan bareng Pak Asep Kadept dan dosen-dosen SIL lainnya. Sampe akhirnya dengan beberapa pertimbangan, SIL EXPO 2012 berubah nama menjadi ICEF 2012 yang merupakan singkatan dari Indonesian Civil and Environmental Festival 2012 yang mengangkat tema Eco-village. ICEF 2012 ini adalah sebuah rangkaian kegiatan lomba dan akan ditutup oleh sebuah seminar nasional. Lomba-lomba di ICEF 2012 ada 5, yaitu Inovasi Bahan Bangunan, Eco-village Design Competition, Essay, Fotografi, dan Poster.

Habis itu, panitia rapat pimpinan untuk bikin RAB setiap divisi, ngegodok proposal kegiatan, rancangan dana, dan gue disuruh ngasih estimasi berapa puluh juta yang kira-kira bisa gue kasih untuk ICEF. Berpatokan dari proposal SIL EXPO 2011 yang rancangan dana awalnya nyampe 100 jutaan, jadi gue pada awalnya berharap setidaknya Sponsorship bisa nyumbang 50 juta untuk acara ICEF ini.

Gue masih sangat gabut dan nggak ada kerjaan sampe bulan Juni karena konsep acara nya sendiri belum selesai di godok. Setelah semua fix dan proposal kegiatan udah disetujuin sampe ke Rektorat, barulah gue mulai bikin konten-konten Proposal Sponsorship ICEF 2012. Dengan total dana yang dibutuhin untuk acara ini sebesar 83 juta, gue harus nyari 50 juta dari kerjasama Sponsorship.

Asli itu nggak ada bayangan banget gue mesti nyari kemane cyiiiiiin 50 juta? Mau nanya-nanya dari SIL EXPO tahun lalu juga nggak ngaruh karena mereka nggak dapet sponsor sama sekali. Trus dapet nasehat dari Bang Gugi, katanya gue nggak usah berpatokan sama tahun lalu, gue harus create something new, jangan terbatas sama apa yang udah ada sebelumnya. Akhirnya gue mutusin buat mandiri aja, mulai dari nol, gue adain radiv sama anggota sponsorship yang lain buat ngumpulin list perusahaan-perusahaan yang kira-kira cocok buat kita tawarin kerjasama. Udah bikin list, kita juga bikin pembagian pasangan per regional, dengan harapan nanti pas nyebar proposal tuh udah ada yang megang bagian wilayah Bogor, Jakarta, Bekasi, dan sebagainya. Gue bikin proposal juga akhirnya berpatokan sama pas TPB CUP deh, itu gue edit-edit dikit doang masalah paket sponsor, kontraprestasi, dan semacamnya.

Setelah proposal udah jadi, kembali lagi dihadapin sama masalah lain. Mau nyetak gimana? Wong dana nya belum ada sama sekali. Kan nggak mungkin nyetak proposal sponsorship sebiji-dua biji. Estimasi awal sebenernya gue udah rencana mau nyebar 30 proposal, tapi karena dana nya nggak ada, jadi akhirnya nyetak 15 proposal dulu. Setelah nanya-nanya sama kakak-kakak panitia SIL EXPO 2011, gue dikasih tau kalo mereka dulu nyetak proposal sponsorship tuh mahal banget, 1 berkasnya harganya 100 ribu, padahal itu satu proposalnya cuma 12 halaman. Gue bingung tuh, konten proposal sponsorship ICEF ini kan gue bikin sampe 16 halaman, waaah bisa keluar berapa duit ini, dana dari mana coba? Trus gue inget, kebetulan waktu jadi Sponsorship di TPB CUP, gue ngajuin kerjasama sama Orange percetakan dan bisa dapet murah. Akhirnya gue coba lagi minta diskon ke Orange untuk ICEF, dan Alhamdulillah dari biaya awal nya 100 ribu per-proposal, setelah gue nego-nego dikit (baca: ngerayu mas-masnya :p) bisa kurang nyampe se-proposalnya 45 ribu. Wiiiiii seneng :D

Nah, saat itu tuh posisinya lagi menghadapi UAS semester 4, sekitar awal bulan Juli jadi nggak sempet megang ICEF lagi. Habis UAS selesai juga langsung libur panjang, dan kebetulan gue ikut Semester Pendek, plus jadi panitia ospek fakultas Techno F sebagai Tim Kreatif, jadi pikiran kebagi-bagi banget. 

Akhirnya akhir Juli baru gue mulai gerak untuk nyebar proposal. Udah nemu waktu yang pas, gue dapet masalah lagi. Itu gue punya anggota totalnya 14 orang, tapi yang bener-bener aktif cuma segelintir aja. Setiap gue jarkom buat radiv, jarang banget ada yang bales, apalagi dateng rapat. Nah Alhamdulillah waktu itu sempet radiv ber-lima sama Nadi, Pepew, Ria, dan Adam (iye, itu paling banyak yang dateng sepanjang sejarah), akhirnya kita bagi-bagi tugas. Gue dan Nadi nyebar ke Jakarta, Ria dan Pepew ke wilayah Bogor, dan Adam nyoba minta tolong ke Prof. Budi untuk masukin proposal ke kolega nya.

Adam akhirnya menghadap ke Prof. Budi, dan dibantu untuk masukin proposal ke RAPP dan Sinar Mas, Pepew dan Ria nyebar ke BNI Bogor, Pemkot, Diploma, dan Bumbu Wangi. Sementara gue dan Nadi mutusin buat ke Jakarta......

To be continued ye, eik mau ngerjain laporan dulu huhu :")